زمان شما چگونه تلف مى شود؟

 

حال كه درمورد اولويت ها و نظم و ترتيب انجام كارهاى تان تصميم گرفته ايد، بايد به زمان هايى كه بيهوده تلف مى شود، توجه كنيد.

با يادداشت كردن زمان هايى كه به بطالت و بيهودگى مى گذرند به مدت چند روز، به درستى متوجه خواهيدشد كه زمان را چگونه از دست مى دهيد. اين جدول زمانى به شما كمك مى كند تا با برنامه ريزى براى اوقات كار و فراغت، استفاده بهترى از زمان ببريد.

اغلب مردم هنگامى كه متوجه مى شوند «چقدر» از زمانشان صرف كارهاى بى اهميت شده، بسيار متعجب مى شوند. شما احتمالاً پى خواهيد برد كه ساعت هاى معينى در روز و روزهاى معينى در هفته سرتان بسيار شلوغ است.

با كمك برنامه ريزى مى توان اين روزهاى شلوغ را مديريت كرد، براى مثال مى توان زمانى را كه براى فعاليت هاى ديگر درنظر گرفته ايم، به طور موقت كاهش داد.

همچنين هر فعاليت و كار روزانه اى، بخش هايى تكرارى دارد. براى هركارى مهلت خاصى تعيين كنيد. مانند ساعت شروع و پايان كار، زمان ناهار، زمان جلسات، فعاليت هاى تفريحى يا ساير فعاليت ها.

بعد از برنامه ريزى براى تمام اين كارها ممكن است به طور غيرمنتظره اى زمان زيادى براى انجام كارهايى كه دوست داريد باقى مانده باشد. اين درواقع پاداش شماست. بايد از آن به بهترين وجه ممكن استفاده كرد.

 

عوامل هدر دهنده زمان

وجود بعضى از اين عوامل هدردهنده زمان را مى توان در همان جدول زمانى پيداكرد. هم درخانه و هم درمحل كار تلفن، ميهمان سرزده، جلسات، ايميل هاى غيركارى، تأخيرانداختن كارها، ندانستن اين كه كار بعدى چيست و خرت وپرت هاى اطرافمان، از رايج ترين عواملى هستند كه وقت ما را تلف مى كنند.

بى نظمى، نداشتن اولويت در انجام كارها، اهمال كارى، تماشاى بيش از اندازه تلويزيون، يا بيش از حد درگير جزئيات كارهاى روزمره شدن از ديگر عواملى است كه ما بدون آن كه متوجه شويم، موجب اتلاف وقتمان مى شود.

 

براى خودتان برنامه زمانى بنويسيد

 

يك برنامه زمانى هم مى تواند نمايى خلاصه از كارهايى باشد كه مى خواهيد در آينده نزديك انجام دهيد، هم يك برنامه بسيار دقيق از كارها با تمام جزئياتشان. اغلب مردم در يك زمان نمى توانند برروى تمام برنامه ها، فعاليت ها و اهدافشان متمركز باشند. بنابراين آنها را روى كاغذ بنويسيد و فهرست هاى متفاوتى از برنامه هايتان تهيه كنيد.

آسانترين راه براى نوشتن برنامه زمانى فهرستى از كارهاى بزرگ و كوچكى است كه بايد انجام گيرد.

اين فهرست به تنهايى كافى است تا با يادآورى كارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد كه انجامشان دهيد.

راه ديگر براى داشتن يك برنامه زمانى در واقع نوشتن كارهايى است كه بايد به صورت زنجيره اى انجام دهيد. دراين فهرست بايد توالى زمان نيز رعايت شود. شما بايد تصميم بگيريد كدام كار مهم تر است و به انجام آن بپردازيد و بعد سراغ كارهاى ديگر برويد.

سومين نوع جدول زمانى، برنامه اى است با تمام جزئيات. اين برنامه هم دربرگيرنده ترتيب كار است و هم زمان تقريبى براى تكميل آنها را دراختيارتان مى گذارد. مزيت اين برنامه اين است كه شما را وادار مى كند با دقت بيشترى به ساعت هاى روز و به روزهاى هفته نگاه كنيد و تصميم هاى بهترى كه منطبق با اهميت كارهاى تان است، بگيريد.

به يادداشته باشيد كه اگرچه در آنها، برنامه ريزى كمى دشوار و وقت گير است اما درنهايت بيش از آنچه انتظار داريد از اتلاف وقت تان جلوگيرى مى كند.

 

اجراى برنامه زمانى

 

هيچ برنامه زمانى اى معجزه نمى كند. هميشه عوامل بازدارنده و مشكلات وجوددارند. به هرحال، يك برنامه زمانى كه از قبل ريخته مى شود، كمك مى كند تا وظيفه محوله را درحد قابل قبولى انجام دهيد و وقت تان كمتر تلف شود.

از قبل براى روزهايى كه كارهاى زياد و سخت بايد انجام دهيد برنامه ريزى كنيد.

براى پرهيز از انجام با عجله كار در دقايق آخر، آن را زودتر انجام دهيد.

اول به انجام دادن كارهاى تكرارى بپردازيد تا در صورت پيش آمدن كارى ضرورى، زمان لازم را دراختيار داشته باشيد.

 

استراتژى هاى مديريت زمان

 

جدا از برنامه زمانى كه براى خودتان نوشته ايد، استراتژى هاى مديريت زمان نيز مى تواند بسيار مفيد باشد، هرروز فهرستى از كارهايى كه بايد انجام شود تهيه كنيد و آنها را به ترتيب اهميت شان انجام دهيد.

هميشه يك دفترچه يادداشت و تقويم جيبى به همراه داشته باشيد. از آن مى توان براى نوشتن فهرست خريد، كارهايى كه بايد انجام شود و ثبت زمان قرارهاى ملاقات استفاده كرد.

از زمان انتظار به نحو احسن استفاده كنيد. مى توان در اين فاصله به انجام كارهاى خانه، مطالعه، نوشتن نامه يا فهرست خريد پرداخت. به اين زمان ها كه بايد منتظر باشيد مانند يك هديه نگاه كنيد نه زمانى تلف شده.

خودتان را براى نه گفتن به كارهايى كه زمان كافى براى درست انجام دادن شان نداريد، آماده كنيد. نه گفتن را بياموزيد و سرحرف خود محكم بايستيد.

تا حد امكان اجازه ندهيد كارهايى را كه براى شان برنامه ريزى نكرده ايد، مخل برنامه ريزى شما شود، تلفن هايى كه مربوط به شما نيست را جواب ندهيد و به ديگران اجازه ندهيد در ساعات اوج كارى تان مزاحمتان شوند.

اگر مى خواهيد دوستانتان با شما تماس بگيرند ساعت خاصى را براى آن تعيين كنيد. دوستان منطقى اين موضوع را مى فهمند و به خواست شما احترام مى گذارند.

سعى كنيد در منزل نيز مانند اداره منظم و با برنامه باشيد. نوشتن فهرست خريد و ديگر موارد مى تواند از خستگى و هدررفتن وقت شما بكاهد.

در يك زمان، فقط برروى يك چيز متمركز شويد. تمام انرژى خود را معطوف به كارى كنيد كه در دست داريد. عواملى را كه دركارتان وقفه ايجاد مى كند حذف كنيد و وقتتان را صرف فكر كردن به تمام كارهايى كه بايد انجام دهيد، نكنيد.

به ياد داشته باشيد ۸۰ درصد دستاوردهاى شما هم در زندگى تان و هم در كارتان، تنها حاصل ۲۰ درصد از فعاليت هايى است كه انجام مى دهيد. پس مى توان آن را بهبود بخشيد. از مديريت زمان به عنوان يك ابزار براى هدفگذارى، اولويت بندى هدف ها و معرفى فعاليت هايى كه به شما در راستاى نيل به اين اهداف كمك مى كند، استفاده كنيد. درواقع مديريت زمان به شما اين امكان را مى دهد تا هوشمندتر كاركنيد، نه سخت تر.

 

پايان

 

منبع: ایران