به انديش

رامين مصطفوى

به اين جمله خوب دقت كنيد: "دوست دارم اين كار را انجام دهم، اما حيف وقتش را ندارم!"

تا به حال چند بار اين جمله را گفته ايد؟ امروزه مديريت بهينه زمان براى بسيارى از قشرها مانند كارفرمايان، كارمندان، دانشجويان و حتى خانه داران دردسرى بزرگ محسوب مى شود و اين افراد اغلب از نداشتن وقت كافى براى انجام كارها شكايت مى كنند.

اولويت بندى دركارها، ماهيت بنيادين مديريت زمان است. به اين معنا كه بعضى از كارها را بايد اول انجام داد و بعد به كارهاى ديگر پرداخت. هدف هاى خود را تعيين و سپس آنها را براساس اهميت شان اولويت بندى كنيد. حالا نوبت تعيين يك برنامه زمانى براى اجراى اين اهداف است.

سعى كنيد روى اعمال خود كنترل بهترى داشته باشيد تا استفاده بيشترى از زمان ببريد.

براى آموختن مديريت زمان، نخست بايد آموخت چگونه اعمال و كارهاى شخصى خود را مديريت كرد.

مديريت زمان ابزارى نيست كه شما را قادر به سخت تر و بيشتر كاركردن كند، بلكه به شما كمك مى كند "هوشمندتر" كاركنيد. به اين معنا كه كارهاى خود را ساده تر وسريعتر انجام دهيد.

با استفاده از تكنيك هاى مديريت زمان فرد مى تواند به كار، استراحت، تفريح و ديگر فعاليت هاى اجتماعى خود برسد . براى استفاده بهينه از زمان لازم نيست كه تبديل به يك آدم «معتاد به كار» شد.

بهره برى از زمان و آگاهى در اين زمينه در هريك از ما به طرز چشمگيرى متفاوت است.

كارهايى را كه در طول روز انجام مى دهيم تا حد زيادى بستگى به مقدار انرژى، انگيزه، توانايى ها، مهارت ها و ديگر منابع در دسترس دارد. بررسى «الگوهاى زمانى» كه درخلال آن به انجام كارها مى پردازيم درواقع نخستين گام به منظور بهبود بخشيدن مديريت زمان است.

زمان اوج بازدهى را مشخص كنيد

منظور از زمان اوج، همان ساعت هايى است كه فرد بسيار پرانرژى و بازدهى و كارايى اش بالاست. ساعت بيولوژيكى (ساعت زيستى) بدن كه تأثير بسزايى برروى عملكرد فرد دارد، در هر يك از ما متفاوت است.

به طور كلى مى توان افراد را به سه گروه تقسيم كرد. دسته اول كه در ساعت هاى آغازين بامداد بسيار فعال و پرانرژى هستند و با بازدهى بالا كارها را انجام مى دهند.

دسته دوم در ساعت هاى واپسين بعدازظهر بسيار پركارند و بازدهى كارشان در آن ساعت ها بيشتر از مواقع ديگر درطول روز است.

آخرين گروه، شب زنده داران هستند كه نيمه هاى شب را بهترين موقع براى انجام دادن كارها مى دانند.

پيش از هرچيز شما بايد زمان اوج كارى خود را معين كنيد و آن را به كارهاى سخت تر يا افكار خلاق خود اختصاص دهيد.

زمانى براى ديگران

درطول يك هفته يا گاهى در طول يك روز، بايد زمانى را براى ديگران منظور كنيد. براى مثال يك مديرعامل را در نظر بگيريد كه دائم بايد براى ملاقات با پرسنل اداره، مديران قسمت هاى مختلف، كارگران و ديگر قسمت هاى تحت نظارتش برنامه ريزى كند.

خودتان را جاى يك مديرعامل درنظر بگيريد. دراين صورت بايد بخشى از زمان را براى خانواده و همكاران كنار بگذاريد.

همچنين سعى كنيد تا حد امكان عوامل بازدارنده يا اتفاق هايى را كه موجب وقفه دركار مى شود كاهش دهيد، بخصوص هنگام ساعت هاى اوج كارى تان. درواقع گاه مى توان كار دو ساعت را در يك ساعت آرام و به دور از عوامل بازدارنده، انجام داد.

ادامه دارد