توصيههايي براي اثربخشي جلسات
جلسات بيحاصل احتمالاً بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است. نتايج يك بررسي كه در مجله والاستريت به چاپ رسيده است، نشان ميدهد كه در نقاط مختلف جهان، مديران عالي و مياني سازمانها بهطور متوسط در هفته حداقل 17 ساعت از وقت خود را در جلسات سپري ميكنند. اين درحالي است كه آنها اظهار ميكنند تنها 56% از جلساتي كه در آن حضور داشتند مفيد بوده و بيش از 25% جلسات غيرضروري بوده و ميتوانست ازطريق مكالمه تلفني يا ارسال يك يادداشت اين كار انجام گيرد. باتوجه به اين آمار و ارقام ميتوان اظهار كرد كه اگر جلسات زائد در سازمانها حذف شود، حداقل 25% از زماني كه صرف جلسات ميشود كاهش مييابد و همچنين ميتوان با مديريت اثربخش بقيه جلسات (75% جلسات) 20% ديگر از زمان صرف شده در جلسات را كاهش داد. درنتيجه با برگزاري جلسات اثربخش ميتوان زمان صرف شده توسط مديران در جلسات را از 17 ساعت در هفته به 10 ساعت كاهش داد. (1999JIM HICKMAN:)
جلسات بخش ناگزيري از محيطهاي كاري مدرن است ولي برگزاري آنها بايد ضروري تشخيص داده شود و مفيد باشد در غير اين صورت به هيچوجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيههاي زير براي اثربخشي جلساتتان استفاده كنيد. (2001WIGGINS DAVE:)
اهداف جلسه را مشخص كنيد: درطول مدت جلسه چه كار انجام خواهيد داد.
هدفتان چيست‚ براي برگزاري جلسه بايد اهداف مشخص و واضحي داشته باشيد. بهعبارت ديگر آيا هدف شما از تشكيل جلسه تصميمگيري درمورد موضوعي يا حل مشكل، آموزش، اطلاعرساني و غيره است. هرنوع جلسهاي كه ميخواهيد تشكيل دهيد بايد اطمينان حاصل كنيد كه همه افراد شركتكننده در جلسه درباره موضوع جلسه اتفاقنظر دارند، به عبارت ديگر موضوع جلسه بايد براي همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاري جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف كردن وقت گرانبهاست.
![]()
دستورجلسه تنظيم كنيد; تقريباً دليل شكست همه تلاشها ناشي از عدم برنامهريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند. قبل از اينكه هركسي موضوعي را به جلسه تحميل كند. يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد. بهعبارتي، فهرست همه موضوعهايي كه نياز به بحث درباره آنها هست و مقدار زماني كه هريك از موضوعها به خود اختصاص خواهد داد، مشخص كنيد.
![]()
شركتكنندگان در جلسه را محدود سازيد: معمولاً وقتي تعداد شركتكننده افزايش مييابد، جلسه كمبازده ميشود. بنابراين، موقع تصميمگيري در مورد تعداد افراد شركتكننده در جلسه، سختگير باشيد. اينكه چه كساني بايد به جلسه دعوت شوند بستگي دارد به توانايي افراد در كمك به موضوع جلسه و نياز افراد به آگاهي از موضوعهايي كه در جلسه مطرح ميشود. مدير بايد افرادي كه قادر نيستند نظر قاطع بدهند آنها را به جلسه دعوت نكند. همچنين مدير بايد اطمينان حاصل كند كه آيا حضور همه شركتكنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعاً ضروري است. اگر چنين نيست، به جاي اينكه برخي افراد در كل زمان جلسه حضور داشته باشند ميتوان آنها را بهعنوان شركتكنندگان نيمهوقت در جلسه دعوت كرد.
![]()
بر موضوعهاي دستورجلسه تمركز كنيد: معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثربخش ميشود كه توجه افراد به موضوعهاي دستورجلسه تمركز شود. موقعي كه جلسه از موضوع اصلي خود منحرف شد و افراد درباره موضوعهاي غيرمرتبط صحبت ميكنند، بايد رئيس جلسه بهطور سريع و مودبانه جلو ادامه اين صحبتها را بگيرد;
![]()
وقتشناس باشيد: اگر قرار است جلسهاي در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد. برخي افراد عادت بدي دارند و دير به جلسه ميآيند. اينكار باعث ميشود افرادي كه سر وقت در جلسه حضور يافتهاند منتظر آنهايي باشند كه بدقول و بيملاحظه هستند. وقتي افراد بدانند كه جلسه به موقع شروع ميشود در آن صورت اغلب سروقت به جلسه خواهندرسيد.
![]()
زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد: جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقع نيز تمام شود. معمولاً محدوديت زمان يك احساس فوريت ايجاد ميكند و اين باعث ميشود افراد شركتكننده در جلسه بر روي موضوعهاي جلسه تمركز شوند و از صحبتهاي بيهوده اجتناب كنند;
![]()
زمان جلسه را تعيين كنيد: بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعدازظهر است. احتمال تمركز افراد به موضوعهاي جلسه، قبل از ناهار و دور و بر زمان اتمام كار بيشتر است. با وجود اين، سعي كنيد از برگزاري جلسات درست بعداز ناهار اجتناب كنيد. بيشتر افراد بعداز صرف ناهار با كاهش انرژي مواجه ميشوند. همچنين بهترين زمان براي تعيين وقت جلسه بعدي، پايان جلسه است. به جاي اينكه براي اعلام جلسه آتي از دعوتنامه يا تلفن استفاده كنيد، موقعي كه همه افراد در جلسه هستند، زمان و مكان جلسه بعدي را تعيين كنيد;
![]()
جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد: هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفهاي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري بهوجود آيد. هر دقيقه وقفهاي كه در جلسه ايجاد ميشود، يك دقيقه از وقت گرانبهاي هريك از افراد شركتكننده در جلسه هدر ميرود;
![]()
بلند شويد و ايستاده صحبت كنيد: اگر شما نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از ده دقيقه به طول نميانجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد. يك رابطهاي بين راحت بودن و بيشتر صحبت كردن وجود دارد و افراد درحالت ايستاده نسبت به حالت نشسته احساس راحتي كمتري ميكنند;
![]()
مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد: محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه، جلسه خوبي را تضمين نميكند، اما اتاق جلسه نامناسب به بدشدن جلسه كمك ميكند. در انتخاب مكان جلسه راحتي رفتوآمد اعضا، محيط و فضاي جلسه از لحاظ سروصدا، نور، دما و تمركز حواس را موردتوجه قرار دهيد. (نصر اصفهاني: 1379)
جمعبندي
با گسترش و پيچيدهتر شدن ساختارها و فعاليتهاي سازمانها، شيوه تشكيل جلسات و اداره موثر آنها نيز پيچيدهتر شده و خود بهعنوان فن و مهارت خاصي درآمده است كه سطوح مختلف مديران ناگزير از اكتساب اين فن و مهارت هستند. آشنايي با فنون و روشهاي تشكيل جلسه و استفاده موثر از آن بهعنوان يكي از عوامل موفقيت و نفوذ مديران در سازمان درآمده است.
عدم موفقيت جلسات معلول عوامل متعددي است كه درمجموع در چگونگي اعمال مديريت خلاصه ميشود. برنامهريزي قبلي، تهيه به موقع دستور كار، انتخاب اعضاي مناسب و كارآمد، تخصيص مكان و تسهيلات لازم، زمان مناسب، استفاده موثر از وقت، تعيين اهداف جلسه، تبيين مسائل و مشكلات درجلسه، تعيين ضوابط و مقررات براي مديريت جلسه و ارزشيابي جلسه از عوامل موثر در بهبود كيفيت و اثربخشي جلسات محسوب ميشود. نيل به مقصد مذكور مستلزم تجهيز مديران به روشهاي مناسب اداره جلسات است
