اكثر مديران و كاركنان سازمانها از كمبود وقت ، گله و شكايت دارند ومرتباً تداخل كارهايشان باعث مي شود به شدت كارايي آنان كاهش يابد.

      صدها هزار نفر، وقت آن را ندارند كه حتي به تنظيم وقت خود بپردازند وهمچنان در كلاف به هم تنيده شده كارهاي پي در پي و بي نظم، مشغول چرخيدن هستند و فرصت سرخاراندن هم ندارند!

      افسانه تنگي وقت مديران و كاركنان جامعه يك پندار باطل است. زيرا انسانها ازآن رو اكثراً در تنگناي وقت هستند كه خودشان چنين مي خواهند.

مهمترين عوامل اتلاف وقت براي مديران به شرح زير است:

1- سلام و احوالپرسي بيش از حد.

2 -  وقفه در كار، به علت تلفن هاي كنترل نشده.

3-  ملاقات هاي متعدد بدون وقت قبلي.

4 - موقعيت هاي بحراني و غير قابل پيش بيني.

5 - تعيين نكردن اهداف و اولويتهاي كاري.

6 -  ميز كار شلوغ و عدم ساماندهي شخصي كار.

7 -  گرفتار شدن در كارهاي جزئي.

8 -  عدم تفويض اختيار به ديگران.

9 -  وسوسه انجام كارهاي متعدد.

10 -  عدم دسترسي به اطلاعات و يا دريافت گزارشهاي ناقص.

11 -  ناتواني در تعيين صلاحيت ها و مسئوليت ها.

12-  بي تصميمي و موكول كردن تصميم به بعد.

13-  ناتواني در «نه» گفتن.

14- عدم اطلاع از پيشرفت كار و اندازه گيري آن.

15 -  دستورات ناكافي و يا مبهم.

16 -  خستگي و بي ميلي به انجام كار.

17 -  عدم آسايش فكري.

18 -  جلسات متعدد و غير ضروري.

19   تمايل به حصول نتايج زودرس.

20 -  عملكرد ضعيف.

انسان ذاتا" موجودي اجتماعي است. گفتگو وتعامل شيرازه جامعه محسوب مي گردد. بخش زيادي ازوقت وزمان زندگي كـاري تصميم گيران ومـديران درجلسات متعدد صرف مي شود. بهينه سازي اينگونه جلسات درواقع درراستاي ارتقاء بهره وري وافزايش كارآيي نيروي انساني سازمان خواهد بود.

علمي نمودن روند گردهمايي ها ازاهم برنامه هاي بهبود روشهاي عملياتي درسازمان است. هدف ازاين نوشتار ارائه سرفصلهاي مهم وجمع آوري اصول برگزاري جلسات براي دست اندركاران ذيربط وانتقال اين باور است كه براي هر كاري كه انجام مي دهيم ، حتما" راه انجام و روش بهتري نيز وجود دارد.

جلسه را گردهمايي دو نفر يا بيشتر براي دستيابي به هدفهاي مشترك تعريف كرده اند . گردهمايي زماني اثر بخش خواهد بود كه در حداقل زمان و با رضايت شركت كنندگان به هدفهاي از پيش تعيين شده نايل گردد.

بمنظور استفاده بهينه ازوقت وزمان ونتيجه گيري بهتر ازجلسات ابتدا به مشكلات مبتلابه جلسات وسپس به راهكارهايي درجهت رفع اين مشكلات پرداخته مي شود.

الف ) مشكلات عمومي جلسات :

-طويل شدن جلسات ودرنتيجه خستگي ناشي ازآن

-كم حرفي ويا پرحرفي برخي ازشركت كنندگان

-دير شروع شدن جلسات به دلايل مختلف

-فقدان هنر شنيدن درمديران واعضا،

-خروج ازموضوعات مطروحه توسط مديريت يا اعضاء جلسه

-ضعف درتهيه مدارك، اسناد وآمارگوياي مرتبط با موضوع

– يادداشت نكردن نكات مهم ولازم توسط افراد

- خروج زود هنگام و ورود با تأخير مدعوين

- صحبت كردن اعضاء در هنگام صحبت اعضاي ديگر و پاسخگويي به تلفن و ارباب رجوع

- گنگ و نامفهوم بودن اهدف جلسه

-بحث و جدل اعضاي جلسه

-عدم توجه به مسايل مفيد مطروحه در جلسات

-صحبت بيش از حد مدير جلسه و دخالت دادن نظرات شخصي وي

-فقدان هماهنگي زمان و عناوين مطروحه

-بيشتر بودن هزينه جلسه از نتايج حاصله بر مبناي تصور تلف شدن اوقات اعضاء

ب ) راهكارهايي جهت رفع مشكلات و بهبودجلسات :

ب.1.برنامه ريزي جلسات :

1- سوابق موضوعات جلسه را بطور كامل قبلا" مطالعه كنيد.

2- دستور جلسه بطور كامل ، كتبا" فهرست بندي شده باشد و زمان متناسب با موضوعات به ترتيب اولويت در نظر گرفته شود.

3- رئوس مطالب مورد بحث قبلا" به صورت كتبي به اطلاع اعضاء رسيده باشد تا با آمادگي كامل در جلسه شركت و مدارك لازم را تهيه نمايند.

4 – از دعوت سياسي و احساساتي پرهيز نموده و از افرادي دعوت به عمل آيد كه صاحب نظر در رابطه با موضوع جلسه باشند و بتوانند كمكي در جهت تصميم گيري بنمايند.

5 – جلسه را در رأس ساعت مقرر آغاز كنيد و به تأخير كنندگان لبخند نزنيد.

6 – اهداف جلسه فعلي را شرح دهيد.

7 – مطمئن شويد كه مخالفت ها ابراز مي شود و در خصوص آنها بحث بعمل مي آيد ، ليكن سبب انحراف جلسه و افراد نمي گردد.

8 – به مشاركت كشانيدن شركت كنندگان از يكنواختي جلسه مي كاهدو تمامي شركت كنندگان را وارد بحث مي نمايد. بنابراين موضوعات را علاوه بر فهرست بندي به صورت پرسش و پاسخ قابل مذاكره درآوريد.

9 – توجه مديريت به تمامي اعضاء شركت كننده و رعايت ترتيب و نوبت ، به ميدان كشانيدن افراد ساكت ضروري است .

10 -در عين پرهيز از شتابزدگي، كنترل زمان جلسه در چارچوب زماني اختصاص يافته از وظايف مهم مديريت جلسه است.

11 – گذشت زمان را به افراد گوشزد كنيد و آنها را براي نتيجه گيري تحت فشار قرار دهيد.

12 – در هنگام لزوم ، بحثها را جمع بندي كنيد و نتايج و تصميمات حاصله را ذكر نماييد.

13 – يكي از شركت كنندگان مأمور تهيه صورتجلسه باشد و مذاكرات را ثبت نمايد.

14 – صورتجلسه مشخص شده وظايف هر عضو به صورت مكتوب سريعا" صادر و در جلسه بعدي از افراد پاسخ تهيه شده را طلب نماييد.

15 – درخصوص زمان ، تاريخ و مكان و اهداف جلسه آتي توافق كنيد.

16- با خلاصه اي از مذاكرات ، موضوعات را به ياد اعضاء آوريد و جلسه را خاتمه دهيد.

17 – براي افرادي كه در جلسه شركت نكرده اند ، يك اخطاريه بفرستيد.

18 – پيگيري اهم توافقات به اندازه خود جلسات از اهميت برخوردار است . جلساتي كه مفاد تصميم گرفته شده آن پيگيري نگردد، مانند كشتي بي سكان ، بي بادبان و بدون ناخدايي است كه " باري به هر جهت " پيش مي رود و سازمان نيز دچار سرگشتگي مي گردد.

ب.2.معيارهايي براي دعوت از شركت كنندگان در جلسه:

1 – دارا بودن دانش راجع به موضوع مورد بحث

2 – دارا بودن تعهد نسبت به حل مسأله

3 – دارا بودن وقت كافي براي شركت در جلسه

4 – داشتن تجربه ، نظرات و ايده هاي متفاوت

5 – استقلال در اظهار نظر و داشتن فكر باز

ب.3.مديريت جلسات :

رئيس جلسه بايد تمام تلاش و توجه شركت كنندگان را به هدفهاي جلسه معطوف داشته و سه جزء عمده يك جلسه كه در زير آمده است را به نحو مطلوب مرتبط سازد.

1 – محتوا : عبارت است از آنچه كه شركت كنندگان با خود به جلسه مي آورند مانند: ايده ها ، دانش ، تجربه ، طرز تلقي ها و …

2 – تعامل : عبارت است از نحوه همكاري شركت كنندگان در پروراندن محتواي جلسه .

3 – ساختار: عبارت است از نحوه سازماندهي اطلاعات و شركت كنندگان به منظور دستيابي به هدف جلسه .

ب.4.ارزيابي جلسات :

به منظور بهينه سازي جلسات بعدي و استفاده از تجربيات حاصله ارزيابي هاي مختلفي قبل ، در حين و بعد از جلسات به روشهاي زيرانجام مي پذيرد:

1 – خودارزيابي – توسط رئيس جلسه

2 – ارزيابي بوسيله اعضاي جلسه

3 – ارزيابي توسط ناظر آموزش ديده

ب.5.اتخاذ تصميم :

يكي از بهترين نوع اتخاذ تصميم ، تصميم بر مبناي اتفاق نظر است :

1 – در صورت به بن بست رسيدن مذاكرات چنين نپنداريد كه يكي بايد ببرد و ديگري بايد ببازد ، سياست برنده را پيش گرفته و در جستجوي قابل قبول ترين شق اخذ تصميم باشيد.

2 – نظر خود را براي اينكه تضاد و برخوردي به وجود نيايد ، به سهولت تغييرندهيد.

3 – از شيوه هاي كاهش تضاد مانند رأي گيري ، معدل گيري و چانه زني پرهيز كنيد.

4 – پافشاري جهت تصويب يك بند ، بدون داشتن مناسب ترين پاسخ در واقع به هدر دادن منابع منجر خواهد شد.

ب.6. احتراز از موارد زير در جلسات :

1 – طرح سؤالات غير قابل پاسخگويي

2 – طرح سؤالات ساده اي كه پاسخي جز "آري " يا "نه " ندارند

3- طرح سؤالات مبهم ونامشخص

3 – موضعي كه باعث تضاد مي شود.جهت توفيق جلسات، مديريت بايستي نظرخودرابه عناصرتشكيل دهنده آن معطوف ودرصورت نقصان هركدام اقدام به رفع آنها نموده ومجموعه رابا درصد قابل قبولي به سمت بهره گيري بيشتراززمان سوق دهد.

منبع : گسترش صنعت،شماره هاي 569-571

زمان ارزشمندترین سرمایه هر فرد، گروه و سازمان است . در واقع تنها سرمایه برگشت ناپذیر دراختیار انسان، زمان است ! زیرا تولید پول، ماشین و فناوری وحتی نیروی انسانی وابسته به صرف وقت و تامین زمان است و تنها سرمایه غیرقابل خریداری و غیرقابل تولید و بازیافت، زمان است.

حال این پرسش مطرح می شود که مدیریت زمان در این میان چه نقشی را ایفا می کند؟همه می دانند که زمان گذراست و دراختیار ما نیست و فرصت از دست رفته جبران ناپذیراست، پس مدیریت این سرمایه با چنین اهمیتی چه مفهومی می تواند داشته باشد؟

بسیاری از صاحبنظران مدیریت براین باورند که کاربرد مفهوم مدیریت زمان صحیح نیست و به جای آن استفاده از برنامه ریزی زمان مطلوب تر می باشد.

درواقع اکثر صاحبنظران علم مدیریت معتقدند که زمــــــان اساساً اداره شدنی نیست و نمی توان حرکت آن را کند یا تند ساخت از این رو از مدیریت زمان، مدیریت برخویشتن را استنباط می نمایند و تنها به ارائه برنامه ها و طرحهایی جهت جلوگیری از اتلاف وقت و استفاده حداکثر از زمان اکتفا می کنند، خواه ناخواه زمان می گذرد و در واقع ما هستیم که باید از آن به نحو احسن استفاده کنیم.

به یک تعبیر، مدیریت زمان درواقع همان مدیریت بر خویشتن است؛ شناخت صحیح و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهند، اهمیت بسیار دارد، زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را ساده تر خواهیم کرد.

برخی از کارشناسان یک الگوی خاص و قالبی را جهت جلوگیری از هدررفتن وقت ارائه می دهند و در اصطلاح به آن مدیریت زمان می گویند که شامل سه اصل کلی (1) تشخیص هدف (2) تعیین اولویتها و (3) رعایت اولویتهاست.

آنچه این کارشناسان بیان می کنند تنها استفاده صحیح از وقت است، نه مدیریت زمان!

حال اینکه از شاخصه های مدیریت، کنترل بر عوامل مؤثر در آن است. نکته ای که تصور آن درمورد زمان عنصری محال و غیرممکن می نماید.

الک مکنـــــزی در کتاب "مدیریت بهره وری از زمان" کنتــــرل را چنین تعریف می کند: کنترل زمان بدین معناست که قصور در عدم بهره گیری کافی از زمان متوجه خود شخص و سازمان است نه سایر افراد و سازمانها.

از این رو باید با همه توان کوشید تا عادات جا افتاده را ترک کرد و باید بر کشش های منفی طبیعت انسانی چیره شد. این نوشته در صدد است که به موضوع کنترل زمان از دیدگاهی دیگر اشاره کند و دریچه ای دیگر بر روی این علم بگشاید زیرا به نظر می رسد که در سال های گذشته مبحث کنترل زمان در حاشیه قرار داشته است.

کنترل زمان و مدیریت بر آن یعنی به اختیار درآوردن بازده زمانی تأثیرگذار بر یک تصمیم و جداکردن آن از قطار زمان، به نحوی که گذر زمان بر آن تصمیم بی اثر شود. لحظه ای که ما توانایی آن را داشته باشیم که تصمیمات مناسبی اتخاذ یا انتخاب کنیم که گذر زمان بر اجرای آنها بی تأثیر باشد؛ دیگر زمان در کنترل ما خواهدبود و مدیریت زمان مفهوم خواهد داشت.

بـــــه بیان دیگر، مدیریت زمان را می توان این گونه تعریف کرد: تثبیت عامل زمان درتصمیم گیری های آگاهانه. اگرچه اتخاذ یا انتخاب تصمیمی که به طور مطلق تأثیر زمان را بر آن تصمیم از بین ببرد تقریباً غیرممکن است اما می توان پویش های زمانی متنوعی را ایجاد کرد، درکنترل گرفت و بر آن مدیریت کرد.

به عنوان مثال، اگر یک مدیر باتوجه به طول دوره رشد عمر فرآورده، درصدد تولید همان فرآورده یا فرآورده ای جدید با قابلیت های بهتر برآید و منحصر به فرد بودن کالای خود را حفظ کند تأثیرگذاری زمان بر محصول خویش را برای مدتی متوقف نموده است .

·                                 تمام وقت خود را به عنوان وقت از دست رفته به حساب بياوريد و تلاش كنيد از هر لحظه احساس رضايت كنيد.

·                                 از هر كاری كه انجام می‌دهيد، لذت ببريد.

·                                 سعی كنيد هميشه خوش‌بين باشيد و در زندگی‌تان در جستجوی خوبی باشيد.

·                                 برای ساختن پايه‌های موفقيت‌تان به دنبال راه‌های مناسب باشيد.

·                                 دست از سرزنش‌كردن خودتان بابت شكست‌هايی كه خورده‌ايد برداريد.

·                 به خود يادآوری كنيد، "هميشه وقت كافی برای چيزهای مهم وجود دارد". اگر موردی واقعا بااهميت است، بايد برای انجام آن وقت بگذاريد.

·                                 به طور مداوم دنبال راه‌هايی بگرديد تا وقت آزاد پيدا كنيد.

·                                 عادت‌های قديمی خود را مورد بازبينی قراردهيد و در جستجوی راه‌هايی برای تغيير يا حذف آن‌ها باشيد.

·                                 سعي كنيد از زمان‌های انتظار برای مرور يادداشت‌هايتان استفاده كنيد و يا مشكلی را حل كنيد.

·                                 همواره كاغذ يا تقويمی برای نوشتن مواردی كه بايد انجام دهيد به همراه داشته باشيد.

·                 هرماه هدف‌های زندگی‌تان را مورد بازبينی و تجديدنظر قرار دهيد و از اين امر اطمينان حاصل نماييد كه برای رسيدن به اين اهداف، روزانه پيشرفت می‌نماييد.

·                                 درباره اهدافتان در منزل يا محل كارتان مواردی جهت يادآوری قرار دهيد.

·                                 هميشه آن‌ها را به عنوان اهداف بلندمدت خود به خاطر داشته باشيد.

·                                 براي هرروز خود، صبح همان‌روز يا شب‌قبل برنامه‌ريز‌‌ی كنيد و موارد آن را برای خود اولويت‌بندی نماييد.

·                 ليستی از كارهايی كه هرروز می‌بايست انجام شود تهيه و نگه‌داری كنيد، اولويت‌بند‌ی نماييد و مهم‌ترين آن‌ها را در طی روز به محض آن‌كه توانستيد انجام دهيد. در پايان‌روز به طور خلاصه پيشرفت خود را ارزيابی كنيد.

·                 به ماهی كه در پيش رو داريد نظری افكنده و سعي كنيد آن‌چه ممكن است اتفاق بيفتد را پيش‌بيني نماييد. بدين ترتيب بهتر می‌توانيد برای اوقات خود برنامه‌ريزی كنيد.

·                                 وقتی توانستيد كارهای برنامه‌ريزی‌شده خودتان را به موقع انجام دهيد به خودتان به‌خصوص در موارد مهم پاداش بدهيد.

·                                 مهم‌ترين موارد را اول انجام بدهيد.

·                                 به خودتان و قضاوتتان در مورد اولويت‌بندی‌هايتان اعتماد كرده و به هر طريقی با آن‌ها ارتباط تنگاتنگ برقرار نماييد.

·                                 وقتی كه درمی‌يابيد داريد وقت‌گذرانی می‌كنيد از خود بپرسيد: "از چه چيزی طفره می‌روم؟"

·                 از مشكل‌ترين قسمت كار شروع كنيد، بدين ترتيب هم بدترين قسمت كار انجام شده هم ممكن است دريابيد كه مجبور نيستيد بقيه‌ی كارهای كوچك را انجام دهيد.

·                                 وقتی دريافتيد كه درگير يك پروژه‌ی بی‌نتيجه شده‌ايد، هرچه سريع‌تر دست از ادامه‌‌ی كار برداريد.

·                                 در يك‌زمان، فقط رو‌ی يك‌چيز تمركز كنيد.

·                                 تلاش خود را روی مواردی متمركز كنيد كه منافع بلندمدت را دربردارند.

·                                 خودتان رادر فشار بگذاريد و ثابت قدم باشيد، به‌خصوص وقتی كه می‌دانيد كار را به درستی انجام می‌دهيد.

·                                 به کارتان مطمئن باشيد و هر وقت كه ممكن باشد برای خود ضرب‌العجل تعيين كنيد

·                                 هروقت كه ممكن است مسووليت‌های خود را تفويض نماييد.

·                                 در موقع نياز مشورت كنيد.

منبع : پابرهنهء برخط