زمان شما چگونه تلف مى شود؟
حال كه درمورد اولويت ها و نظم و ترتيب انجام كارهاى تان تصميم گرفته ايد، بايد به زمان هايى كه بيهوده تلف مى شود، توجه كنيد.
با يادداشت كردن زمان هايى كه به بطالت و بيهودگى مى گذرند به مدت چند روز، به درستى متوجه خواهيدشد كه زمان را چگونه از دست مى دهيد. اين جدول زمانى به شما كمك مى كند تا با برنامه ريزى براى اوقات كار و فراغت، استفاده بهترى از زمان ببريد.
اغلب مردم هنگامى كه متوجه مى شوند «چقدر» از زمانشان صرف كارهاى بى اهميت شده، بسيار متعجب مى شوند. شما احتمالاً پى خواهيد برد كه ساعت هاى معينى در روز و روزهاى معينى در هفته سرتان بسيار شلوغ است.
با كمك برنامه ريزى مى توان اين روزهاى شلوغ را مديريت كرد، براى مثال مى توان زمانى را كه براى فعاليت هاى ديگر درنظر گرفته ايم، به طور موقت كاهش داد.
همچنين هر فعاليت و كار روزانه اى، بخش هايى تكرارى دارد. براى هركارى مهلت خاصى تعيين كنيد. مانند ساعت شروع و پايان كار، زمان ناهار، زمان جلسات، فعاليت هاى تفريحى يا ساير فعاليت ها.
بعد از برنامه ريزى براى تمام اين كارها ممكن است به طور غيرمنتظره اى زمان زيادى براى انجام كارهايى كه دوست داريد باقى مانده باشد. اين درواقع پاداش شماست. بايد از آن به بهترين وجه ممكن استفاده كرد.
عوامل هدر دهنده زمان
وجود بعضى از اين عوامل هدردهنده زمان را مى توان در همان جدول زمانى پيداكرد. هم درخانه و هم درمحل كار تلفن، ميهمان سرزده، جلسات، ايميل هاى غيركارى، تأخيرانداختن كارها، ندانستن اين كه كار بعدى چيست و خرت وپرت هاى اطرافمان، از رايج ترين عواملى هستند كه وقت ما را تلف مى كنند.
بى نظمى، نداشتن اولويت در انجام كارها، اهمال كارى، تماشاى بيش از اندازه تلويزيون، يا بيش از حد درگير جزئيات كارهاى روزمره شدن از ديگر عواملى است كه ما بدون آن كه متوجه شويم، موجب اتلاف وقتمان مى شود.
براى خودتان برنامه زمانى بنويسيد
يك برنامه زمانى هم مى تواند نمايى خلاصه از كارهايى باشد كه مى خواهيد در آينده نزديك انجام دهيد، هم يك برنامه بسيار دقيق از كارها با تمام جزئياتشان. اغلب مردم در يك زمان نمى توانند برروى تمام برنامه ها، فعاليت ها و اهدافشان متمركز باشند. بنابراين آنها را روى كاغذ بنويسيد و فهرست هاى متفاوتى از برنامه هايتان تهيه كنيد.
آسانترين راه براى نوشتن برنامه زمانى فهرستى از كارهاى بزرگ و كوچكى است كه بايد انجام گيرد.
اين فهرست به تنهايى كافى است تا با يادآورى كارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد كه انجامشان دهيد.
راه ديگر براى داشتن يك برنامه زمانى در واقع نوشتن كارهايى است كه بايد به صورت زنجيره اى انجام دهيد. دراين فهرست بايد توالى زمان نيز رعايت شود. شما بايد تصميم بگيريد كدام كار مهم تر است و به انجام آن بپردازيد و بعد سراغ كارهاى ديگر برويد.
سومين نوع جدول زمانى، برنامه اى است با تمام جزئيات. اين برنامه هم دربرگيرنده ترتيب كار است و هم زمان تقريبى براى تكميل آنها را دراختيارتان مى گذارد. مزيت اين برنامه اين است كه شما را وادار مى كند با دقت بيشترى به ساعت هاى روز و به روزهاى هفته نگاه كنيد و تصميم هاى بهترى كه منطبق با اهميت كارهاى تان است، بگيريد.
به يادداشته باشيد كه اگرچه در آنها، برنامه ريزى كمى دشوار و وقت گير است اما درنهايت بيش از آنچه انتظار داريد از اتلاف وقت تان جلوگيرى مى كند.
اجراى برنامه زمانى
هيچ برنامه زمانى اى معجزه نمى كند. هميشه عوامل بازدارنده و مشكلات وجوددارند. به هرحال، يك برنامه زمانى كه از قبل ريخته مى شود، كمك مى كند تا وظيفه محوله را درحد قابل قبولى انجام دهيد و وقت تان كمتر تلف شود.
از قبل براى روزهايى كه كارهاى زياد و سخت بايد انجام دهيد برنامه ريزى كنيد.
براى پرهيز از انجام با عجله كار در دقايق آخر، آن را زودتر انجام دهيد.
اول به انجام دادن كارهاى تكرارى بپردازيد تا در صورت پيش آمدن كارى ضرورى، زمان لازم را دراختيار داشته باشيد.
استراتژى هاى مديريت زمان
جدا از برنامه زمانى كه براى خودتان نوشته ايد، استراتژى هاى مديريت زمان نيز مى تواند بسيار مفيد باشد، هرروز فهرستى از كارهايى كه بايد انجام شود تهيه كنيد و آنها را به ترتيب اهميت شان انجام دهيد.
هميشه يك دفترچه يادداشت و تقويم جيبى به همراه داشته باشيد. از آن مى توان براى نوشتن فهرست خريد، كارهايى كه بايد انجام شود و ثبت زمان قرارهاى ملاقات استفاده كرد.
از زمان انتظار به نحو احسن استفاده كنيد. مى توان در اين فاصله به انجام كارهاى خانه، مطالعه، نوشتن نامه يا فهرست خريد پرداخت. به اين زمان ها كه بايد منتظر باشيد مانند يك هديه نگاه كنيد نه زمانى تلف شده.
خودتان را براى نه گفتن به كارهايى كه زمان كافى براى درست انجام دادن شان نداريد، آماده كنيد. نه گفتن را بياموزيد و سرحرف خود محكم بايستيد.
تا حد امكان اجازه ندهيد كارهايى را كه براى شان برنامه ريزى نكرده ايد، مخل برنامه ريزى شما شود، تلفن هايى كه مربوط به شما نيست را جواب ندهيد و به ديگران اجازه ندهيد در ساعات اوج كارى تان مزاحمتان شوند.
اگر مى خواهيد دوستانتان با شما تماس بگيرند ساعت خاصى را براى آن تعيين كنيد. دوستان منطقى اين موضوع را مى فهمند و به خواست شما احترام مى گذارند.
سعى كنيد در منزل نيز مانند اداره منظم و با برنامه باشيد. نوشتن فهرست خريد و ديگر موارد مى تواند از خستگى و هدررفتن وقت شما بكاهد.
در يك زمان، فقط برروى يك چيز متمركز شويد. تمام انرژى خود را معطوف به كارى كنيد كه در دست داريد. عواملى را كه دركارتان وقفه ايجاد مى كند حذف كنيد و وقتتان را صرف فكر كردن به تمام كارهايى كه بايد انجام دهيد، نكنيد.
به ياد داشته باشيد ۸۰ درصد دستاوردهاى شما هم در زندگى تان و هم در كارتان، تنها حاصل ۲۰ درصد از فعاليت هايى است كه انجام مى دهيد. پس مى توان آن را بهبود بخشيد. از مديريت زمان به عنوان يك ابزار براى هدفگذارى، اولويت بندى هدف ها و معرفى فعاليت هايى كه به شما در راستاى نيل به اين اهداف كمك مى كند، استفاده كنيد. درواقع مديريت زمان به شما اين امكان را مى دهد تا هوشمندتر كاركنيد، نه سخت تر.
پايان
منبع: ایران
تجزيه و تحليل مشكلات
* آيا مى توانيد با «تعادل» از زمان خود استفاده كنيد؟ زمان ما در يك روز ميان كار، عبادت، استراحت و تفريح تقسيم مى شود.
تعادل به اين معناست كه بايد زمان كافى براى انجام كارهاى بيرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگى، خواب، استراحت و فعاليت هايى مانند ورزش و مطالعه داشته باشيد.
* آيا نياز اصلى شما قبول كردن محدوديت زمان است؟ يقيناً در بعضى از دوره هاى زندگى زمان كافى براى انجام هركارى كه دلمان مى خواهد نداريم.
اين نكته بويژه براى خانواده هايى كه بچه هاى كوچك دارند و افراد مجردى كه بايد كارهاى خارج و داخل خانه را خودشان به تنهايى انجام دهند، حائزاهميت است. دراين حالت و با توجه به محدوديت هايى كه زمان به شما اعمال مى كند، بايد بياموزيد كه فعاليت ها و كارهاى كم اهميت تر را براى به دست آوردن زمان بيشتر و انجام كارهاى ضرورى تر، حذف كنيد.
* آيا هدف اصلى تان كاهش زمان كارى است؟ گاهى اوقات لازم است كارها را ساده تر كرد. براى مثال مى توان غذايى درست كرد كه ساده تر باشد و زمان كمترى صرف تهيه آن شود.
اگر انتظار و توقع بالايى از خودتان داريد، مى توانيد استانداردها و معيارهاى آن را تعديل كنيد. مى توان از امكانات مؤسسه هاى خدماتى نيز استفاده كرد.
* آيا زمان كافى براى پرداختن به امور شخصى تان داريد؟ گاهى اوقات زمانى كه بايد صرف امور شخصى و كارهايتان بكنيد، نخستين اولويت را پيدا مى كند. شما به زمان احتياج داريد تا به بررسى احساسات و اهدافتان بپردازيد.
براى حفظ سلامت روان به سرگرمى ها و كارهاى موردعلاقه تان بپردازيد. توانايى خود را در «نه گفتن» بالا ببريد و رابطه اى شفاف با ديگران برقرار كنيد. براى «نه گفتن» بايد تمرين كرد. به خاطر داشته باشيد كه نه گفتن و نپذيرفتن يك كار، مى تواند موجب آرى گفتن و پذيرفتن كارى مهم تر باشد.
هدفگذارى كنيد
براى استفاده بهينه از زمان، نخست بايد برروى اهدافتان متمركز شويد. تمام اهداف اعم از شخصى، كارى، اجتماعى، خانوادگى و مالى مهم هستند و رسيدن به آنها نيازمند زمان است.
بيشتر مردم ترجيح مى دهند برروى چند هدف در زندگيشان كاركنند. بررسى كردن اهداف به طور كامل و دقيق پيش نياز اصلى براى موفقيت دراين كار است.
شما بايد بدانيد چه چيزى در زندگى مى خواهيد و چه كسانى و چه سازمانها، علت ها و انگيزه هايى براى شما مهمتر است؟ بعد از تصميم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروى كاغذ بنويسيد. در غير اين صورت ممكن است اهدافتان مبهم باقى بماند و هيچگاه متوجه نشويد كه آيا به آنها دست يافته ايد يا نه؟
پس به فعاليت ها و كارهايى بپردازيد كه شما را در نيل به اين اهداف كمك مى كند. پى بردن به اين نكته كه نمى توان همه كارها را در آن واحد انجام داد، ممكن است شما را بر آن دارد تا كارهاى بزرگ و پروژه هاى درازمدت را به زنجيره اى از كارهاى كوچكتر و كوتاه مدت تر تقسيم كنيد.
انجام اين كارها در يك دوره معين زمانى بسيار راحت تر و قابل كنترل تر است. حال به منظور رسيدن به هدف نهايى، بايد قدم هاى كوچك را كه درواقع همان اهداف كوتاه مدت است، برداريد.
تكميل بموقع اين كارهاى كوچك و كوتاه مدت اولويت دارد درغير اين صورت زمان را ازدست داده ايد بدون آن كه پيشرفتى حاصل شود.
ادامه دارد
رامين مصطفوى
به اين جمله خوب دقت كنيد: "دوست دارم اين كار را انجام دهم، اما حيف وقتش را ندارم!"
تا به حال چند بار اين جمله را گفته ايد؟ امروزه مديريت بهينه زمان براى بسيارى از قشرها مانند كارفرمايان، كارمندان، دانشجويان و حتى خانه داران دردسرى بزرگ محسوب مى شود و اين افراد اغلب از نداشتن وقت كافى براى انجام كارها شكايت مى كنند.
اولويت بندى دركارها، ماهيت بنيادين مديريت زمان است. به اين معنا كه بعضى از كارها را بايد اول انجام داد و بعد به كارهاى ديگر پرداخت. هدف هاى خود را تعيين و سپس آنها را براساس اهميت شان اولويت بندى كنيد. حالا نوبت تعيين يك برنامه زمانى براى اجراى اين اهداف است.
سعى كنيد روى اعمال خود كنترل بهترى داشته باشيد تا استفاده بيشترى از زمان ببريد.
براى آموختن مديريت زمان، نخست بايد آموخت چگونه اعمال و كارهاى شخصى خود را مديريت كرد.
مديريت زمان ابزارى نيست كه شما را قادر به سخت تر و بيشتر كاركردن كند، بلكه به شما كمك مى كند "هوشمندتر" كاركنيد. به اين معنا كه كارهاى خود را ساده تر وسريعتر انجام دهيد.
با استفاده از تكنيك هاى مديريت زمان فرد مى تواند به كار، استراحت، تفريح و ديگر فعاليت هاى اجتماعى خود برسد . براى استفاده بهينه از زمان لازم نيست كه تبديل به يك آدم «معتاد به كار» شد.
بهره برى از زمان و آگاهى در اين زمينه در هريك از ما به طرز چشمگيرى متفاوت است.
كارهايى را كه در طول روز انجام مى دهيم تا حد زيادى بستگى به مقدار انرژى، انگيزه، توانايى ها، مهارت ها و ديگر منابع در دسترس دارد. بررسى «الگوهاى زمانى» كه درخلال آن به انجام كارها مى پردازيم درواقع نخستين گام به منظور بهبود بخشيدن مديريت زمان است.
زمان اوج بازدهى را مشخص كنيد
منظور از زمان اوج، همان ساعت هايى است كه فرد بسيار پرانرژى و بازدهى و كارايى اش بالاست. ساعت بيولوژيكى (ساعت زيستى) بدن كه تأثير بسزايى برروى عملكرد فرد دارد، در هر يك از ما متفاوت است.
به طور كلى مى توان افراد را به سه گروه تقسيم كرد. دسته اول كه در ساعت هاى آغازين بامداد بسيار فعال و پرانرژى هستند و با بازدهى بالا كارها را انجام مى دهند.
دسته دوم در ساعت هاى واپسين بعدازظهر بسيار پركارند و بازدهى كارشان در آن ساعت ها بيشتر از مواقع ديگر درطول روز است.
آخرين گروه، شب زنده داران هستند كه نيمه هاى شب را بهترين موقع براى انجام دادن كارها مى دانند.
پيش از هرچيز شما بايد زمان اوج كارى خود را معين كنيد و آن را به كارهاى سخت تر يا افكار خلاق خود اختصاص دهيد.
زمانى براى ديگران
درطول يك هفته يا گاهى در طول يك روز، بايد زمانى را براى ديگران منظور كنيد. براى مثال يك مديرعامل را در نظر بگيريد كه دائم بايد براى ملاقات با پرسنل اداره، مديران قسمت هاى مختلف، كارگران و ديگر قسمت هاى تحت نظارتش برنامه ريزى كند.
خودتان را جاى يك مديرعامل درنظر بگيريد. دراين صورت بايد بخشى از زمان را براى خانواده و همكاران كنار بگذاريد.
همچنين سعى كنيد تا حد امكان عوامل بازدارنده يا اتفاق هايى را كه موجب وقفه دركار مى شود كاهش دهيد، بخصوص هنگام ساعت هاى اوج كارى تان. درواقع گاه مى توان كار دو ساعت را در يك ساعت آرام و به دور از عوامل بازدارنده، انجام داد.
ادامه دارد
در همان هفتهى اول بايد بذر پيشرفت را بكاريد. مثلا در گفتگوى خود با كارمند جديد مىتوانيد مطالب ذيل را بيان كنيد:
" شمابه عنوان كارمند جديد در اين شغل ، حتما نظرهاى تازهيى داريد كه ممكن است بقيهى كارمندان نداشته باشند. بايد ترغيب شويد كه هر سوالى در مورد نحوه انجام كار و دلايل آنرا بپرسيد پس از اينكه آموزشتان به پايان رسيد ، از شما به طور جدي مىخواهيم كه هر نوع پيشنهادى براى بهبود و پيشرفت كارداريد، ارائه دهيد. صرفا به اين دليل كه تازه وارد كار هستيد نبايد فكر كنيد كه نظر شما فاقد اعتبار است. زيرا آنچه به نظر شما بديهى و عادى مىرسد، ممكن است آنقدرها براى ما عادى نباشد".
دليل تاكيد روى اين مسئله
پس از پايان آموزش پيشنهادهاى خود را ارائه بدهيد، دليل اين است كه كارمند جديد قبل از درك كامل كليهى امور سازمان، اقدام به ارايهى پيشنهاد براى تغيير و تحول نكند.
تمامى كاركنان تحت مديريت شما بايد بدانند كه شما بطور مرتب با آنها، در مورد پيشرفت و بهبود كار صحبت خواهيد كرد. در اينصورت از واكنشهاى منفى كاركنان در قبال نظرهاى جديد، جلوگيرى خواهد شد بخاطر بسپاريد هميشه با افرادى كه در دفاع از كار خود مىگويند ما هميشه اينطور كار مىكرديم دچار مشكل خواهيد بود.
اين نوع دفاعيه بى ترديد حاكى براين است كه كارمندان مدافع اين نظريه، دليل انجام كار را نمىدانند و توضيح معتبرى براى نحوه انجام كار خود را ندارند.
توصيف شغل
خوب است طى دوره آموزشى، اقدام به تقسيم وظيفهى اصلى به وظايف كوچكتر كنيد و تك تك آنها راشرح دهيد. ابتدا بايد هدف از انجام وظيفهى اصلى را كاملا توضيح داد سپس به تدريج بخشهاى مختلف وظيفهى اصلى را تشريح كرد.
بازخور
اين نكته حايز اهميت است كه روشى براى بازخور ابداع كنيد تا كاملا متوجه شويد ميزان يادگيرى كارمند جديد چقدراست. لازم است كه وظيفهى اصلى به تدريج برعهدهى كارمند جديد گذاشته شود.
روش بازخور بايد شامل تمامى كارمندان بشود و طورى طراحى گردد كه قبل از آنكه عملكرد غلط باعث زيان قابل توجهى شود، شما درجريان امر قرارگيريد. فرايند بازخوربراى موفقيت شما به عنوان مدير بسيار حياتى است اما نبايد شيوه نامههاى خشك و انعطاف ناپذيرى را طراحى كرد.
زيرا اينگونه شيوه نامهها بايد طبق اساس و چارچوبهاى هروظيفه در شركت شما قابل تغيير و تجديد نظر باشند بازخور بايد درونى باشد زيرا خبر اشتباه انجام شدن كارى را،اگر از زبان مشترى يا ارباب رجوع (يعنى از خارج از سازمان) بشنويد شايد خيلى دير شده باشد.
بايد هميشه مشكل را قبل از اينكه به بيرون از واحد تحت مسئوليتان برسد مرتفع سازيد.
كنترل كيفيت
اگر بتوانيد مراحل كنترل كيفيت (روش توليد يا نحوهى انجام كارى) را بوسيلهى كارمندان انجام دهيد،خيلى بهتر است. البته انتظار عدم بروز اشتباه را نداشته باشيد زيرا از واقعيت به دوراست. ابتدا ميزان احتمالى اشتباه در حيطهى مسئوليت خود را تعيين كنيد.
سپس به طور گروهى تلاش كنيد تا اين ميزان را به حداقل برسانيد .اگر انتظار همكارى از سوى كاركنان را داريد بايد واقعيتها را كاملا مد نظر قراردهيد . كاركنان جديد اگر صرفا مسئول كار خود هستند، بايد بدانند كه چه انتظارى از آنها مىرود.
اگر انتظار نهايى شما از آنها كارايى با 95% باشد، بايد به آنها فرصت پيشرفت، در دورههاى مختلف زمانى، بدهيد. مثلا به آنها بگوييد كه در پايان ماه اول از شماانتظار كارآيى با 70% ، در پايان ماه دوم از شما انتظار كارآيى با 80 % ، و در پايان ماه سوم از شما انتظار كارآيى تا 95 % ، مىرود.
تعيين اين ميزان بستگى به ميزان دشوارى كار دارد هرچه كارمورد نظر سادهتر باشد راحتتر مىتوان به هدف نهايى بهبود كيفيت كار دست پيداكرد. تعيين اين جدول زمانى وظيفه شمااست و بايد كارمند جديد را نيز از آن مطلع سازيد.
حتى وقتى كارمندان جديد مسئوليت تمامى كاررا برعهده مىگيرند، بايد از مربى آنها بخواهيد كه كار آنها را تحت نظر بگيرد، تا اينكه كيفيت كار به ميزان قابل قبولى برسد.
هر نوع اشتباه را بايد با دقت تمام، با حضور آموزش گيرنده، كامل مورد بررسى قراردهيد. مربى بايد اشتباه را تشريح كند نحوه انجام صحيح كار را بگويد و دلايل اشتباه را نيز ذكر كند. اصلاح اشتباهات را بايد حتى الامكان بلافاصله پس از ارتكاب هر اشتباه انجام داد زيراكارمند جديد در آن زمان احتمالا مىتواند همه چيز را بخاطر بياورد.
ولى اگر چند روزى بگذرد، ممكن است يادآورى جزئيات موضوع، براى كارمند، دشوار باشد مواقعى نيز وجود دارد كه كارمند جديد نمىتواند اشتباه خود را توضيح دهد، در اين صورت نبايد به كارمند جديد فشار وارد آيد زيرا فايدهيى ندارد.